Инвентаризация материально-производственных запасов: особенности проведения

Инвентаризация материально-производственных запасов (МПЗ) — проверка фактического наличия и состояния активов определенного типа. Их можно использовать:

для производства собственной продукции;
продаж оптом или в розницу;
предоставления в аренду.

Выявляются излишки и недостача. Дополнительная задача — при необходимости установить причины расхождений факта с данными учета.

Ревизия материально-производственных запасов — частный случай инвентаризации основных средств (ОС): узнайте из статьи об особенностях ее проведения. Также расскажем о способах отражения результатов в документах бухгалтерского учета.

Виды инвентаризации материальных запасов

Под МПЗ понимают сырье, топливо, упаковку, производственные материалы, оборудование, специализированные технические средства.

Вот случаи, в которых проводится обязательная процедура:

купля, продажа, аренда МПЗ;
реорганизация муниципального или госпредприятия;
смена ответственных за активы лиц (проведение проверки выполняется в дату передачи полномочий);
выявления порчи, недоимки, хищения, злоупотребления, несанкционированного использования, поломки;
чрезвычайные происшествия (ЧП), включая аварии и катастрофы;
составление годовой отчетности (без объектов, проверенных позднее 1 октября текущего года);
ликвидация/реорганизация бизнеса (до сведения баланса).

Обязательную инвентаризацию МПЗ регламентирует закон: приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119.

Добровольную процедуру инициирует руководитель организации. Ревизия проводится в любое время по необходимости.

Плановую инвентаризацию МПЗ следует проводить по заранее согласованному графику. Внеплановую — когда это необходимо, например, в связи с ЧП.

Для выполнения выборочной инвентаризации МПЗ резервируется конкретный склад или несколько отдельных локаций. Полная — охватывает предприятия целиком и может включать филиальную структуру. Это могут быть подразделения, цеха, отделы и другие объекты.

Права на проведение полной инвентаризации МПЗ даются:
Постоянной комиссии. Самостоятельный корпоративный орган на большом предприятии с регулярным пересмотром ресурсов.
Постоянной рабочей комиссии. Филиальная или действующая при представительстве крупного производителя группа. Специалисты оценивают часть МПЗ, особенно при их существенном объеме.
Временной комиссии. В средних и небольших компаниях эксперты действуют с заданной периодичностью в течение ограниченного срока. Комиссия собирается под конкретные случаи.

Важно, каким способом оцениваются МПЗ. Здесь необходимо упомянуть о еще двух видах соответствующих проверок.

Натуральная инвентаризация охватывает объекты, которые нужно оценивать визуально, подсчитывать их количество, снимать мерки и взвешивать.

Ведомость для проведения инвентаризации весовых товарно-материальных ценностей (ТМЦ) составляется в двух экземплярах: членом комиссии и сотрудником, ответственным за хранение МПЗ. Специалисты решают задачу независимо друг от друга. По завершении процедуры выполняется сличение данных. Результаты отражаются в описи. К ней прикрепляются связанные документы: акт и отчеты.

Документальная инвентаризация МПЗ и оборудования целесообразна, если ТМЦ, находящиеся в герметичной фабричной упаковке, нужно учитывать по количеству. При этом обязательно проводится выборка нескольких МПЗ, которые подлежат натуральной инвентаризации:

вскрывается упаковка;
при необходимости проверяется состав ТМЦ;
снимаются мерки, рассчитываются габариты;
измеряется вес и объем.

Если в описях выявляются ошибки, о них следует сообщить председателю комиссии, который обязан проконтролировать исправления.

Цели инвентаризации материальных запасов

Среди основных целей проведения процедуры:

выявить наличие или отсутствие имущества в собственности или временном владении предприятия;
получить точное количество ресурсов, одновременно используемых в одном цикле производства продукции;
сопоставить факт и отчетность, особенно если есть подозрения, что могут быть выявлены излишки и недостача;
проверить сроки годности;
выяснить, не нарушаются ли правила и необходимые условия хранения;
определить, насколько достоверно документы отражают стоимость активов и закрепленных за ними обязательств;
рассмотреть возможность переоценки МПЗ в соответствии с износом или из-за ситуации на рынке.

Примечание. При вынесении решения о наличии или отсутствии актива должны присутствовать лица, несущие материальную ответственность.

Порядок проведения инвентаризации МПЗ и оборудования на предприятии

Процедура проводится строго в рамках действующего российского законодательства и регламентируется соответствующим нормативным актом.

Началом процедуры считается опломбирование склада. Материально-ответственные работники сдают расписки и отчеты.
Выполняется пересчет ТМЦ путем визуального осмотра.
Измеряются вес, объем, устанавливаются точные физические параметры. Полученные сведения обязательно фиксируются документально.
Проверяется наличие всех сопроводительных документов: паспортов, методических инструкций, руководств по монтажу, эксплуатации и хранению, сертификатов соответствия и других. Это этап, на котором также проверяется полнота заявленной комплектации МПЗ.
Составляются документы, подтверждающие общие итоги инвентаризации с указанием расхождений (если обнаружены) факта с данными учета.

Оформление инвентаризационной документации выполняется согласно Постановлению Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88. Требования закона можно изучить по ссылке. Документы для учета МПЗ при инвентаризации материалов и оборудования строго стандартизированы, чтобы минимизировать ошибки и упростить бизнес-процесс.

Переоценка МПЗ

Возможна на основании физического устаревания актива, существенного снижения себестоимости или рыночной цены. В каждой из этих ситуаций допускается уценка. Регламент позволяет отразить снижение стоимости в балансе в конце года. Дооценка текущими нормативами не предусматривается.

Учет недостачи при инвентаризации материалов и оборудования

Недостача оформляется в двух основных случаях:
Естественная убыль вследствие ЧП.
Убыль в результате человеческой деятельности.

Первая подтверждается отчетом, который подписывается представителями надзорных органов.

При обнаружении виновных в убыли МПЗ разница в стоимости актива фиксируется датой признания проступка и согласия понести расходы. В противном случае ожидается вступление в силу решения суда.

Учет излишков при инвентаризации материалов и оборудования

Если по результатам проведения процедуры обнаружено некоторое количество излишков, их необходимо как можно скорее «повесить» на баланс. При этом необходимо выявить причины их возникновения. По возможности они также должны быть указаны в документах. Ведение учета излишков выполняется по рыночной стоимости — это сказывается на налоговых отчислениях.

Как составляют сличительную ведомость

При выявлении расхождений в ходе инвентаризации документ составляется на унифицированном бланке ИНВ-19. Результаты сличительных ведомостей отражаются в акте по форме ИНВ-26. К каждому из этих документу бухгалтерия прилагает выписку, в которой обосновывается списание:

естественная убыль;
порча;
злоумышленные действия;
ЧП;
кражи и прочее.

По МПЗ на хранении, переработке или в аренде предусматривается оформление дополнительных сличительных ведомостей с дальнейшим представлением документальных подтверждений (справок, копий описей) владельцам.

Несмотря на сложность, инвентаризация ОС поддается автоматизации. Прямо сейчас мы разрабатываем программное обеспечение на платформе Simple, которое сможет упростить и ускорить проведение процедуры.

Нужна помощь? Наши специалисты помогут разобраться! Оставьте свои контакты в форме ниже: