Приемка товара: инструкции по проведению процедуры

Приемка товара — важный бизнес-процесс в торговле. От качества проведения процедуры зависит успех продаж. В статье рассмотрим ключевые вопросы, связанные с приемкой товарно-материальных ценностей. Расскажем, как правильно провести процедуру и избежать часто возникающих проблем.

Основные этапы приемки товаров

Организация приемки и размещения товаров осуществляется по следующему алгоритму:

1. Проверка количества.

2. Проверка качества.

3. Оформление нарушений. Если удалось найти расхождения и несоответствия, сведения о них отражаются в документах.

4. Маркировка продукции. Правила нанесения штрихкодов может установить сама компания.

5. Размещение товара по местам хранения.

При работе с товарами, подлежащими обязательной маркировке (ЕГАИС/«Честный знак»), во время приемки также осуществляется сверка кодов маркировки продукции.

Порядок приема товара по количеству и качеству

Ревизия поступившего на склад товара по количеству — это сравнение фактического числа единиц с указанным в договоре и сопроводительных документах. В случае обнаружения недостачи, излишков, пересортицы необходимо составить акт. Затем нужно поставить в известность поставщика, отправив ему соответствующие документы.

При проверке качества поставки оцениваются:

• общее состояние груза;

• целостность упаковки или тары;

• товарный вид;

• соответствие фактических характеристик товара указанным в накладной.

При приемке продуктов питания кладовщик обязательно должен проверить сроки годности.

Задача организации — назначить представителя, который будет проводить осмотр товара и сможет качественно выполнить ревизию поступления. По ее результатам, стороны сделки должны подписать закрывающие документы: УПД или товарную накладную. Если партия не содержит брака, товары проходят соответствующую обработку, отправляются на склад для хранения и последующей отгрузки покупателям.

Порядок приема товаров: фиксация нарушений

Если обнаружены расхождения по количеству, качеству или ошибки в транспортной накладной, предусмотрено их оформление. Сотрудник, ответственный за приемку товара на склад, обязан подтвердить нарушения:

1. Создать документ и указать в нем, что часть продукции или вся партия не соответствует характеристикам, заявленным поставщиком.

2. Подробно изложить причину расхождений. Описание выявленных недостатков, в том числе комплектности и технического состояния продукции, следует отразить в документе ТОРГ-1.

Возвратные позиции можно исключить из документа о приемке, а недостачу не ставить на приход вообще.

Если во время процедуры приема товара выявляются нарушения, важно сразу составить акт. На его основании контрагент-покупатель имеет право в течение оговоренного в договоре срока направить поставщику конкретные претензии. Затем можно принять партию целиком или частично и получить компенсацию, либо оформить возврат. Если поставщик отказывается принимать необходимые меры по устранению нарушений, контрагент-покупатель вправе обратиться за юридической помощью, в том числе подать в суд.

Осуществление приема товара: маркировка

После приема товара на склад ответственные сотрудники проверяют наличие маркировки в соответствии с правилами компании и требованиями закона РФ. Бизнес-процесс может предусматривать такие действия:

• перемаркировку. Если несколько упаковок пришло с испорченными штрихкодами или без них;

• полноценную маркировку внутренними штрихкодами. Этот вариант стоит использовать при необходимости быстро организовать и автоматизировать процессы продажи;

• маркировку русскоязычными наклейками всех или отдельных позиций.

Иногда при импорте возникают сложности штрихкодирования. Информация о товаре на этикетке полностью или частично напечатана на иностранном языке. Согласно закону, основные характеристики продукта должны быть понятны потребителю. Среди них — наименование, цена, вес и другие.

При работе с товарами, требующими обязательной маркировки Честный знак, осуществляется также проверка и считывания SSCC кодов упаковки либо каждого отдельного Data matrix кода продукции.

Организация приемки товаров: размещение в зонах хранения

Если товар принят, его необходимо оприходовать, отправить на хранение на склад или сразу разместить в торговом зале. По факту получения партии и составления поставщиком счета-фактуры, документ отправляется на подпись контрагенту-покупателю. После этого ответственные лица распределяют товары по местам хранения.

Здесь можно выделить такие этапы:

1. Подготовка склада к приемке товара. Кладовщик проверяет наличие свободных ячеек хранения, мест или зон размещения продукции. При этом важно убедиться, что условия хранения товара отвечают требованиям изготовителя.

2. Доставка товара на места хранения. Процесс может включать распаковку, фасовку и повторную упаковку, в случае размещения продукции на торговой площади или передачи на другой склад.

Автоматизация склада существенно упрощает приемку и отгрузку товара. Для этого требуется специализированное оборудование и программное обеспечение:

• сканер штрихкодов;

• терминал сбора данных;

• принтер этикеток;

• мобильное приложение для учета товарно-материальных ценностей.

Ниже расскажем о программе, которая подходит для выполнения любого учетного бизнес-процесса.

Учет и контроль товаров с приложениями на платформе Simple

Государство активно вводит обязательную маркировку, а все современные компании используют штрихкоды. Это невозможно сделать без автоматизации. Процедура существенно упрощается с ТСД в комплекте со специализированным мобильным приложением. В свою очередь, профессиональное ПО обеспечивает возможность обмена данными с товароучетной системой 1С:

1. Сотрудник автоматически получает задание на ТСД из товароучетной системы.

2. Задание выполняется с помощью ТСД и специализированного мобильного приложения.

3. Результаты, документы и необходимые данные легко выгружаются с мобильного терминала в 1С.

ТСД в комплекте с приложениями на платформе Simple закрывает множество проблем неавтоматизированных складов и магазинов. Так, при приемке товара исключаются:

Существенно возрастает скорость всех складских бизнес-процессов, в том числе и приемки.

Мы предлагаем действительно крутое и современное решение — Simple.Учет+. Это ПО, которое зарекомендовало себя на рынке и идеально подходит:

• для мобильной приемки;

• размещения товаров на складах, в магазинах, дарксторах, автосервисах и крупных логистических и распределительных центрах.

Simple.Учет+ является универсальным приложением для автоматизации склада. Программа поможет быстро и эффективно провести приемку и отгрузку товара. Simple.Учет+ подходит:

• как для выборочной, так и для полной проверки поступления;

• оперативного выявления расхождений;

• маркировки;

• мобильной печати этикеток;

• контроля качества товара и учета брака;

• размещения товара по местам хранения.

Приложение можно установить на любое устройство на базе Android версии 7 и выше. Интеграция с 1С — из коробки.

Выбирайте решения в нашем интернет-магазине: «Главная» → «Программы». Наше программное обеспечение подходит для использования не только на складах, но и для учета производственных процессов. Стоимость внедрения сторонних аналогичных по функциональности решений в два-три раза больше, чем цена за использование приложений на платформе Simple.

Мы готовы разрабатывать новые программы для вашего бизнеса и сделать доработку готовых продуктов по индивидуальному заказу. Консультация клиентов, которые впервые настраивают интеграцию с 1С, оказывается бесплатно.

Контакты компании:

• Адрес: Москва, М. Семеновская ул., 11/2, стр. 4.

• Телефон: + 7 (495) 989-44-12.

• Адрес электронной почты: info@simple-kit.ru.

Читайте блог, статьи и новости нашего сайта — мы публикуем интересные и полезные материалы.